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1) SCOPO E PREMESSE
FENZI SPA pubblica contenuti istituzionali sul sito web https://www.fenzigroup.com/, luogo virtuale dove sono depositate tutte le informazioni dell'azienda d’interesse pubblico e dove vengono approfondite le attività e le informazioni sui prodotti offerti ai clienti e ai partner.
FENZI SPA nell’attività̀ di comunicazione istituzionale, per raggiungere e coinvolgere un numero sempre maggiore di persone ha deciso di utilizzare anche i social media: Facebook, LinkedIn, YouTube, Instagram per comunicazioni di interesse generale e di prodotto, come mezzo di ascolto delle opinioni pubbliche e come informativa in tempo reale delle iniziative e dei servizi offerti che gli utenti possono approfondire sul sito.
Scopo della presente Istruzione è quello di stabilire la Policy per la gestione dei contenuti relativi all’Azienda eventualmente diffusi in rete anche attraverso i social media.
2) RESPONSABILITÀ
FENZI SPA: pubblica contenuti istituzionali sul sito web
Ufficio Comunicazione web: registra e amministra tutti i profili social dell'azienda, anima quelli istituzionali e coordina l'animazione dei profili creati per progetti specifici. Gestisce le abilitazioni, con particolare riguardo alle situazioni che coinvolgono account personali dei dipendenti (es. Facebook, Linkedln) o che richiedono attivazione di uno specifico account Google afferente a FENZI SPA allo scopo di mantenere la mappatura delle abilitazioni assegnate ai dipendenti e sapere quali siti/applicazioni debbano essere attivati. Il Team Comunicazione web monitora i social media in cui è presente FENZI SPA e la reputazione dell'azienda e dei suoi rappresentanti.
IT: garantisce la sicurezza dei dati elettronici dell'azienda e quindi, lo stesso, si accerta che i sistemi di sicurezza dei dati della rete siano aggiornati e che tutti i membri dell'azienda seguano le corrette procedure di sicurezza quando accedono ai rispettivi account all'interno dell'azienda.
Dipendenti: qualora vogliano partecipare con la loro presenza ai social media di FENZI SPA dovranno attenersi alle regole di comportamento stabilite.
3) REGOLE DI COMPORTAMENTO
La Social Media Policy è il “codice di condotta” adottato formalmente, che regola le relazioni su internet, ed in particolare sui social media, tra l’azienda ed i suoi dipendenti (Social Media Policy Interna) e tra l’azienda ed i suoi utenti (Social Media Policy Esterna).
La Social Media Policy Interna fornisce le principali norme di comportamento che tutto il personale di FENZI SPA, ed eventualmente i professionisti esterni incaricati, sono tenuti ad osservare quando utilizzano i social media e pubblicano contenuti e commenti, sia che questo faccia parte del proprio lavoro ed avvenga tramite account aziendale, sia quando attraverso account personale si parli direttamente o indirettamente dell'attività̀ di FENZI SPA o del proprio ruolo svolto all'interno dell'azienda.
ATTENZIONE: L'utilizzo scorretto dei canali social può infatti:
Una Social Media Policy chiara ed efficace deve quindi tutelare tutti, nella consapevolezza che nel web non esiste separazione tra pubblico e privato.
Anche se direttamente gestita da persone individuate dall'azienda, la presenza sui social media di FENZI SPA è responsabilità di tutti i dipendenti, dal momento che la strategia di comunicazione deve garantire:
Gli utenti dei social media sanno di poter esprimere la loro opinione e quindi sono possibili commenti o critiche nei confronti dell'azienda e delle sue iniziative.
È quindi necessario un atteggiamento sia di ascolto da parte di chi utilizza gli account aziendali e deve dare risposte in tempi rapidi secondo le modalità̀ indicate nella presente policy, sia di collaborazione tra uffici nel fornire tempestivamente e in modo accurato le informazioni richieste.
Il presente documento di Social Media Policy interna dettaglia le modalità̀ d'uso, aziendale o privato, dei social media, in particolare nei seguenti aspetti:
Il Team Comunicazione registra e amministra tutti i profili social dell'azienda, anima quelli istituzionali e coordina l'animazione dei profili creati per progetti specifici. L’Ufficio Comunicazione web gestisce le abilitazioni, con particolare riguardo alle situazioni che coinvolgono account personali dei dipendenti (es. Facebook, LinkedIn) o che richiedono attivazione di uno specifico account Google afferente a FENZI SPA allo scopo di mantenere la mappatura delle abilitazioni assegnate ai dipendenti e sapere quali siti/applicazioni debbano essere attivati. Il Team Comunicazione web monitora i social media in cui è presente FENZI SPA e la reputazione dell'azienda e dei suoi rappresentanti.
Con la produzione e pubblicazione dei contenuti FENZI SPA promuove sui propri canali social contenuti testuali, fotografici e video, che nel momento della pubblicazione devono rispondere sempre a tutti i seguenti criteri:
Sono anche ammessi contenuti relativi ad informazioni che valorizzino il patrimonio storico, tecnico e di ricerca tecnologica dell'azienda o particolari curiosità relative a FENZI SPA.
I gruppi interni, gli uffici ed i servizi che desiderano una copertura sui canali social istituzionali, per programmare la presenza della propria notizia devono rivolgersi con anticipo, e comunque non appena possibile, al Team Comunicazione a cui comunicheranno il proprio contenuto, creato sotto la supervisione della Direzione Generale o del proprio responsabile, ed il link alla pagina del sito istituzionale a cui fare riferimento.
Il Team Comunicazione darà al contenuto una forma di testo coerente con il social di destinazione e rispettoso dei principi qui enunciati. Chi produce il contenuto garantisce che non ci siano dati personali, materiali aziendali o informazioni riservate o protette da diritto d’autore. Nel preparare i contenuti è fondamentale tenere sempre presente sia che si sta parlando a nome di FENZI SPA, sia chi sono i principali interlocutori, cioè imprese, liberi professionisti, aziende. Qualunque messaggio espresso verrà accostato ad una presa di posizione ufficiale dell'azienda: per questo ci si impegna a dire sempre il vero ed a trasmettere valori positivi.
ATTENZIONE: Internet non dimentica, qualsiasi contenuto può essere "riportato alla luce" ed utilizzato contro l'autore; quindi accertarsi sempre di pubblicare contenuti inattaccabili.
La Direzione ed il gruppo comunicazione, nei limiti delle proprie possibilità, evitano che notizie non rispondenti al vero riguardo all'organizzazione, alle attività ed ai dipendenti pubblici possano diffondersi.
Chi si reca a convegni ed iniziative di interesse, anche all'estero, è invitato a segnalarlo con anticipo per l'opportuna programmazione al Team Comunicazione esclusivamente all'indirizzo f.solera@fenzigroup.com inviando foto e testimonianze dell'evento, con la proposta di un breve testo di accompagnamento per la tempestiva diffusione. Le fotografie, almeno tre, devono possedere alcune caratteristiche tecniche di base per rendere efficace la diffusione sui social (in particolare: orientamento possibilmente orizzontale; buona illuminazione e colori brillanti; evitare controluce, sale buie e soggetti in movimento; riprendere persone vicine, ma non in gruppi ampi, riconoscibili e possibilmente in posa); in caso contrario saranno usate foto di repertorio.
Ove possibile il Team Comunicazione effettuerà live degli eventi nelle forme ritenute più idonee (Facebook, Instagram); occorrerà comunicare tempestivamente gli eventi rilevanti per l'azienda allo stesso Team.
È sempre possibile e di grande utilità proporre temi, news e post che potrebbero arricchire i contenuti delle piattaforme social dell’azienda. Anche in questo caso è necessario inviare ogni suggerimento al Team Comunicazione esclusivamente all'indirizzo f.solera@fenzigroup.com
I canali social istituzionali sono gestiti dal Team Comunicazione Web secondo una programmazione settimanale, affiancata da una programmazione giornaliera quando necessario. In caso di eventi fuori orario di lavoro verrà̀ di volta in volta verificata la disponibilità del Team Comunicazione alla partecipazione.
Si raccomanda un trattamento dei contenuti che riguardano FENZI SPA secondo le modalità del social utilizzato (retweet, like, ecc.) ed una moderata e ponderata partecipazione alla conversazione social.
Eventuali richieste di informazioni non pertinenti al messaggio diffuso, segnalazioni e reclami, anche se pervenuti attraverso messaggi privati veicolati tramite i sistemi di messaggistica integrati nelle diverse reti sociali, devono essere inoltrate immediatamente all'indirizzo mail f.solera@fenzigroup.com così da confrontarsi immediatamente con i coordinatori del Team Comunicazione.
Chiunque sia a vario titolo autorizzato a pubblicare sui social deve evitare litigi e non rispondere mai alle provocazioni: è compito del Team Comunicazione moderare contenuti inappropriati o diffamatori, postati da utenti privati sui canali istituzionali.
Il linguaggio deve adeguarsi allo stile del social utilizzato.
A titolo esemplificativo, si ricorda che su LinkedIn è elaborato ed istituzionale, mentre su Facebook ed Instagram lo stile è più vicino al pubblico, senza perdere l'autorevolezza dell'azienda.
Rimangono valide le regole per la redazione web di qualunque altro testo: scrivere in un italiano e/o in inglese corretto, scrivere solo fatti certi e verificati, non mancare di rispetto a persone e/o aziende (pubbliche o private), gruppi o categorie di persone ed istituzioni.
Infine, vanno rispettate sempre le regole della buona educazione, in particolare sul web la “netiquette” (Galateo della Rete).
Il personale di FENZI SPA, nella configurazione, utilizzo e gestione dei propri account privati sui social media è tenuto a rispettare alcune norme di comportamento, tese a garantire la salvaguardia dell'azienda e delle persone che vi lavorano.
Il dipendente che sceglie di rendere nota la sua attività lavorativa, è tenuto a specificare nelle informazioni biografiche personali che le opinioni espresse hanno carattere personale e non impegnano in alcun modo la responsabilità dell'azienda.
Il personale può liberamente condividere sui propri profili privati i contenuti diffusi dai canali social di FENZI SPA: informazioni su servizi, iniziative, progetti, video, immagini e/o infografiche. È da evitare invece la diffusione sul proprio profilo privato di contenuti o eventi di FENZI SPA non precedentemente segnalati sui canali social ufficiali o comunque non presenti sul sito di FENZI SPA o su un altro sito istituzionale di riferimento.
Allo stesso tempo il personale è tenuto ad osservare un comportamento pubblico rispettoso dell'organizzazione presso cui lavora.
Nello specifico il personale di FENZI SPA:
La violazione di tali regole di comportamento è fonte di responsabilità disciplinare, tale responsabilità è accertata dall’esito del procedimento disciplinare, nel rispetto dei principi di gradualità̀ e proporzionalità delle sanzioni.
I dipendenti abilitati all’utilizzo dei social aziendali, che possiedano anche account di tipo personale, sono chiamati alla massima attenzione nell’utilizzo dei profili adottando tutte le accortezze necessarie, anche tecniche, per evitare lo scambio dei profili durante l’utilizzo degli strumenti.